איך אוטומציה מאירה את "הנקודה המתה" בעסק
זהו מאמר ראשון בסדרת מאמרים שתפקידה להראות איך אוטומציה מאפשרת לעסקים לגדול ולהתפתח.
במאמר הזה אשתף אתכם ב"נקודה המתה" אצלי בעסק, ומה עשיתי בנידון…
כולנו מכירים את "הנקודה המתה" ברכב:
האזור שמחוץ לתחום הראייה שלנו כנהגים – ויכול בקלות להוביל לתאונה.
גם בעסקים יש לנו הרבה פעמים "נקודה מתה" והיא לא פחות מסוכנת.
הנקודה המתה בעסק שלי
אחד הדברים שלא הייתי טוב בהם מעולם בעסק, זה הפן של תכנון ומעקב פיננסי.
איכשהו הסתדרתי בלי זה במשך שנים – לפעמים טוב יותר, לפעמים פחות – אבל הסתדרתי.
לאחרונה, בגלל שהיקף הפעילות עלה, הרגשתי שחוסר התכנון והמעקב הפיננסיים, הנקודה המתה אצלי בעסק – מתחילים להיות בעיה קשה מאוד, אפילו כזו שמאיימת לי על העסק.
מה עושים?
דבר ראשון מודים שיש בעיה 🙂
דבר שני – נכנסתי לתהליך ליווי פיננסי. תהליך שמטרתו לחבר אותי למספרים בעסק ולעשות סדר בצד הפיננסי.
כחלק מהתהליך הייתי צריך לחזור אחורה ולמפות, בכל חודש נתון, אילו סוגי הכנסות היו כדי שנוכל לנתח את הדברים בקלות.
הורדתי קובץ אקסל מקארדקום (שם מנוהלות החשבוניות שלי), התחלתי למפות שורה שורה לפי קטגוריה.
זה היה סיזיפי ולא כיפי אבל היי – עשיתי את זה!
אבל אז הבנתי משהו עצוב ומעצבן: אני אצטרך לעשות את ההורדה והמיפוי האלו כל הזמן!
כי ניהול ותכנון פיננסי לא מסתיים ב"זבנג וגמרנו", זו עבודה יומיומית.
אז מה – להוריד אקסל כל יום? לעבור על השורות אחת אחת כל יום? אני מכיר את עצמי ואשבר אחרי פעם נוספת, גג פעמיים.
אז החלטתי לעשות את מה שאני הכי אוהב:
בניתי תהליך אוטומציה שיעשה את המיפוי עבורי בצורה אוטומטית בזמן אמת!
מה עשיתי בפועל?
כפי שכתבתי קודם, את החשבוניות אני מוציא ממערכת קארדקום (בין אם חשבוניות מסליקת אשראי או ידניות).
המכירות מתנהלות בפייפדרייב (ה-CRM שלנו) ואת הדשבורד שמרכז את כל התשלומים רציתי ליצור במערכת ניטרלית שאוכל לראות בקלות במחשב ובנייד.
בחרתי להקים את הדשבורד ב-Airtable, מערכת של דטהבייס בענן שהצוות שלי ואני מאוהבים בה קשות (בעיקר כי היא מאפשרת ללקוחות שלנו להגשים חלומות ולנו לבנות אוטומציות מגניבות).
את האינטגרציה והאוטומציה בין כל המערכות – קארדקום, פייפדרייב ו-Airtable – לכדי מכונה משומנת היטב מימשנו עם אינטגרומט.
כך נראה בפועל התהליך באינטגרומט שרץ בכל פעם שמופק מסמך חשבונאי במערכת, מעדכן את הדשבורד ב-Airtable ומעלה את הקבצים לדרופבוקס לגישה נוחה בכל זמן:
וכך נראה בפועל התהליך באינטגרומט שמעדכן את נתוני המכירות מה-CRM לדשבורד:
נכון שהם יפהפיים?? 🙂
תוך כדי שאני עובד על האוטומציה הזו נזכרתי שהרבה זמן רציתי תהליך כזה בעסק, שיעזור לי להתמודד עם מה שאני פחות אוהב לעשות (רק את הפן הטכני כמובן – הניתוח והסקת המסקנות הם עדיין באחריותי).
כמו בכל תהליך אוטומציה ראוי – היו כאן כמה "פיצוחים" טכניים ברמת התהליך. התייעצתי ונעזרתי בצוות שלי ובקהילת האוטומציה המדהימה שמתהווה בארץ (חלקם סטודנטים שלי לשעבר) וכעת כל חשבונית שיוצאת בעסק מקוטלגת בצורה אוטומטית, הכל נגיש לי בלחיצת כפתור.
כדי להיות ממוקד הוספתי אוטומציות שמתריעות אם משהו חסר, שולחות סיכום בסוף כל יום ומנגישות לי את מה שאני צריך לדעת.
הפכנו את ה"נקודה המתה" לפיקסל קטן 🙂 שקט נפשי אדיר. עכשיו אפשר לנהל את העסק!
כך נראה הדשבורד בצורתו ה"גולמית" ביותר (המספרים הוסתרו מצנעת הפרט… יותר נכון מצנעת העסק שלי 🙂 ):
ואותה טבלה בדיוק – הפעם מפולחת לפי חודשים וקטגוריות (ככה תפסנו, תוך כמה דקות, חוב של כמה אלפי ש"ח של לקוחות, שפשוט "נפל בין הכסאות"!)
עכשיו, שיהיה ברור: מטרת האוטומציה היא לא למנוע ממני לעסוק בצד הפיננסי – כמו שכתבתי למעלה, זה מתכון לאסון לעסק. חשוב לי להיות "על המספרים".
לכן המטרה של האוטומציה היא לקחת את החלק הסיזיפי שהייתי מפסיק לבצע אחרי כמה ימים – ולגרום לו לקרות שוב ושוב.
להעלים את החיכוך לאפס כדי שנוכל להתמקד בצד העסקי, אסטרטגי, מעניין!
צידה לדרך
אני ממליץ לכם מאוד למצוא גם כן את "הנקודה המתה" אצלכם בעסק.
לעבוד עם מומחה שיעזור לכם להעלים אותה – ולהכניס אוטומציה שתהפוך את מה שקשה \ לא נעים לקל ונגיש עבורכם.
תסתכלו על מערך הכלים אצלכם (או אצל הלקוחות שלכם) ותבדקו איך ניתן לגרום להם "לנגן" ביחד כדי להשיג תוצאה שהיא בעלת משמעות עבורם. משפרת להם את העסק, מגדילה רווחיות ומאפשרת לפתח את העסק לכיוונים חדשים.
כשתדעו לעשות את זה עבור הלקוחות שלכם אתם תהפכו להיות אסטרטגיים עבורם. הם יתמכרו לאוטומציה ולמה שהיא מאפשרת להם.
תאמינו לי, אנחנו רואים את זה קורה כל יום… 🙂
איך עושים קסמים כאלו ואחרים ועוזרים לעסקים לגדול?
ממש בקרוב אני מקיים וובינר ללא עלות ובו אלמד איך כל מי שעובד עם עסקים יכול להציע שירותי אוטומציה ברמה גבוהה – ולהרוויח משירות שכל עסק צריך.