איך אוטומציה עזרה לאיקאה להגדיל את המחזור ב-600%

כולנו מכירים את איקאה – קמעונאית הריהוט הגדולה משוודיה שפרצה לחיינו ב-2001 עם תורים ענקיים בחנות הדגל בנתניה ומאז גדלה ל-6 חנויות בפריסה ארצית ומוצרים שנמצאים כמעט אצל כל אחד בבית.

אז איך ענקית הקמעונאות הזו השתמשה באוטומציה כדי לתמוך בגדילה המדהימה שלה?

איפה ואיך מתחילים?

ואיך כל זה קשור לקילו עגבניות??

ראיינתי את דוד סבן, סמנכ”ל הכספים של איקאה על תהליך אוטומציה מדהים שהוא קידם בארגון – וכמעט לא קרה…

לא רק רהיטים - גם אוטומציה זה דבר מורכב!

כאשר איקאה הגיעה לישראל היא חוותה הצלחה מיידית.

הישראלים התחברו למוצרים והגדילה לא איחרה לבוא.

כסמנכ”ל כספים של החברה משנת 2013, דוד ליווה את הצמיחה ממחזור שנתי של כ-300 מיליון שקלים למחזור של כ-2 מיליארד שקלים.

כעסק מורכב (תרתי משמע), הגדילה לוותה בהרבה פעולות יומיומיות שהתרחשו שוב ושוב בסניפים השונים של החברה.

כל האתגרים שבניהול סניף אחד הפכו למשמעותיים יותר כשאיקאה גדלה לשני סניפים, שלושה ולבסוף שישה (נכון לכתיבת שורות אלו).

העניין הוא – שכל הזמן היה משהו חשוב ודחוף לעשות, ואוטומציה לא הייתה הדבר הראשון ברשימה… אבל דוד הבין שבלי זה – היכולת שלו כסמנכ”ל כספים והיכולת של הארגון כולו לתת שירות מעולה תהפוך למאתגרת יותר ויותר ככל שהחברה תגדל.

אז מה עושים? מתחילים לחפש פתרונות ולגבש אסטרטגיה.

איך ואיפה מתחילים?

בראיון וידאו, שהתרחש בשיא הקורונה, דוד מספר על הרגע שבו הבין שחובה להתחיל עם אוטומציה.

“תמונה שווה אלף מילים” – ותמונה מהתקופה, בסביבות הדקה החמישית בראיון, מסבירה את הכל: איך שיטות פעולה שעבדו מצוין בסניף אחד – הפכו להיות סיזיפיות, “משאבות זמן” ובעלות פוטנציאל ענקי לטעויות ככל שהחברה גדלה.

אגב, כמה גוזלות זמן? בערך משרה מלאה של מישהי מהצוות של דוד…

אנחנו רואים את זה גם אצל עסקים קטנים בהרבה – ששיטות שעבדו פעם כבר לא מתאימות כשהעסק נמצא בקפיצת הגדילה שלו.

במצב כזה – מישהו צריך לקחת בעלות על תהליכי האוטומציה, להחליט שהוא זה שיעזור לחברה לעשות את קפיצת המדרגה הבאה ולהתחיל בתהליך הסופר מתגמל הזה.

דוד בחר להתמקד במחלקת הפיננסים אותה הוא מנהל – והתחיל, בליווי אנשי מקצוע, לבחון את כל התהליכים שעושים במחלקה.

גרי ויינרצ’וק (Gary Vaynerchuk), אחד מאנשי השיווק הידועים בארה”ב והבעלים של סוכנות הפרסום Vayner Media אומר שמנהל צריך תמיד להיות ב-clouds and dirt – בעננים, שם בונים את האסטרגיה, ובשוחות שם “מלכלכים את הידיים”.

דוד חקר את תהליכי העבודה ברמה היומיומית, מרמת הכפתור והטופס הבודד, ובמקביל התווה את אסטרטגיית האוטומציה הכוללת של המחלקה.

התהליך היה מדהים והמספרים לא פחות – כאשר מחזור המכירות של איקאה גדל ב-600% מ-300 מיליון שקל בשנה ל-2 מיליארד, מחלקת הכספים גדלה רק ב-2 אנשים!

כל זה במקביל לדו”חות מדויקים יותר ושיפור השירות בתוך החברה, ללקוחות ולספקים. אלו מספרים מדהימים וחלומו הרטוב של כל מנהל ואיש אוטומציה  🦸‍♂️️

בראיון וידאו דוד מספר על התהליך המרתק!

איך מתניעים אסטרטגיית אוטומציה בארגון גדול?

איך מגייסים את האנשים בארגון – את המנהלים שיצטרכו לאשר את התשלום, לתהליך שלפעמים הם יבינו במלואו רק בעוד שנה, ואת העובדים שעלולים לחשוש שהאוטומציה תחליף אותם?

מה מדגישים לכל אחד?

איך מאזנים בין אסטרטגיה ותהליכים ארוכי טווח ל”מחר בבוקר”?

למה אוטומציה זה “ריבית דריבית” על הזמן, ואיזה חלון הזדמנויות מדהים יש לכך בעקבות הקורונה?

ואיך כל זה קשור לקילו עגבניות ולתגלית שהיכתה אותי בתדהמה וקשורה למועצת הפירות והירקות? 🍉🍅🥑

הראיון המלא עם דוד, שפרס את כל תהליך העבודה בנדיבות מדהימה כאן למטה.

נקודות ציון חשובות:

  • איך נראה ה”לפני” ואיך רואים שיש בעיה שצריך לפתור – סביב דקה 5
  • איך דוד גייס את הצוות – והסרטון שכמעט עשה את האפקט ההפוך… סביב דקה 11
  • איך לרתום את ההנהלה ולייצר תיאום ציפיות בתנאים של אי וודאות – סביב דקה 13
  • למה חשוב להתחיל “מלמטה” ואיך השטח יודע הכי טוב מה חשוב – סביב דקה 18
  • איך מחברים את התהליכים לטכנולוגיה שכבר קיימת בארגון – סביב דקה 23
  • לאיקאה יש את המסעדות הגדולות בארץ מבחינת כמות פעולות! אז איך נראה תהליך יומיומי ופשוט שקורה באלפי מסעדות כל יום – ומוביל להמון עבודה וטעויות (ואיך איקאה עשו לו אוטומציה מדהימה) – סביב דקה 29
  • “אדוות של השפעה” שיש לתהליך של איקאה על עשרות ואפילו מאות עסקים בישראל – סביב דקה 42
  • למה קריטי למנהלים את שפת האוטומציה, במיוחד בתקופה שלאחר הקורונה – סביב דקה 45
  • החיבור של תהליכי האוטומציה לאיקומרס ומה עוד נשאר לעשות – סביב דקה 53

"מי שלא יבין את השפה (של האוטומציה והתהליכים) ימצא עצמו נפלט או לא רלוונטי"

את המשפט הזה דוד אמר בסביבות דקה 45 לראיון – ואני מסכים איתו מאוד.

בתחילת ספטמבר מתחיל המחזור הבא של סדנת אוטומציה למנהלים.

הסדנה המיוחדת הזו מיועדת למנהלים, בעלי עסקים ויועצים עסקיים שרוצים לדעת איך לשפר את העסק שלהם או של הלקוחות שלהם בעזרת אוטומציה – מבלי להיות אלו שבונים את האוטומציות בפועל.

מזה למעלה משנה שאנחנו מכשירים מקצועני אוטומציה שנותנים שירותים לעסקים וחברות – והעסקים שחווים הצלחה מירבית עם אוטומציה הם אלו שיש בהם מנהל או מנהלת שיודעים איך להגדיר את האתגרים העסקיים, להכין את העסק לאוטומציה – ולהפוך אותה למנוע צמיחה אמיתי בעסק.

"הסדנה פתחה לי עולם שלם של אפשרויות בייעול תהליכים שאנו היום משקיעים בהם המון זמן ואנרגיה, וע"י בניית מערכת נכונה יכולה לחסוך לנו לא רק משאבי זמן אלא גם מקסום מכירות"
מיטל נתיב
מנהלת שיווק, בית איזי שפירא
Facebook Comments